Podróż służbowa w świetle przepisów Kodeksu pracy

Pojęcie „podróż służbowa” wydaje się wszystkim jasne i niepozostawiające większych wątpliwości. Każdy z nas, z uwagi na powszechność stosowania, intuicyjnie prawidłowo rozpoznaje znaczenie podstawowych regulacji prawnych dotyczących prawa pracy. Jednak w wypadku podróży służbowej nie zawsze jest to tak oczywiste. Często się zdarza, że podróż służbową mylimy z delegacją. Dlatego warto prześledzić, czym pod względem prawnym jest podróż służbowa.

 

21492610 - smiley businessman flying and resting

zdjęcie: 123rf

Co to jest podróż służbowa?

Pojęcie podróży służbowej zostało uregulowane w art. 77(5) § 1 Kodeksu pracy. Co do zasady – występuje ona w sytuacji, gdy pracownik wykonuje na polecenie swojego pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy określonym w umowie o pracę. Pamiętajmy bowiem, że umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie i obligatoryjnie określać w szczególności miejsce wykonywania pracy (art. 22 § 1, art. 29 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy). Jednakże kodeksowa definicja podróży służbowej jest bardzo ogólna. Regulacja ta odnosi się bardziej do nakazu sfinansowania pracownikowi kosztów, które są związane z podróżą służbową, niż ją definiuje. Niemniej można ustalić, że niezbędnymi elementami, które muszą zaistnieć, aby móc nazwać wyjazd podróżą służbową, jest wydane przez pracodawcę polecenia wyjazdu oraz odbywanie wyjazdu w celu wykonywania zadań służbowych mieszczących się w zakresie umowy o pracę i poza miejscowością, w której znajduje się nasze stałe miejsce pracy. Dlatego też, gdy na przykład wyjazd nastąpił z naszej inicjatywy, a nie na polecenie pracodawcy, to podróżą służbową nie można go nazwać. Bardzo ważne jest prawidłowe zakwalifikowanie naszego wyjazdu jako podróży służbowej, bowiem tylko wtedy możemy prawidłowo obliczyć przysługujące nam świadczenia. Szczegółowe określenie minimalnych należności pracowniczych z tytułu podróży służbowych, jak dieta za noclegi, wyżywienie czy wydatki na podróż, znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Podróż służbowa to nie delegacja

Mimo że potocznie o pracowniku, który przebywa w podróży służbowej, mówi się, że jest on „na delegacji”, to jednak nie jest to prawidłowe określenie. Podróż służbowa jest bowiem zdarzeniem incydentalnym i polega na wykonywaniu zadania służbowego, a nie zwykłej, stałej pracy. Przykładem na to jest chociażby wyjazd na targi. Delegacja występuje zaś wtedy, kiedy zmienia się stałe miejsce wykonywania naszej pracy na dłuższy okres. Przykładem jest skierowanie nas przez pracodawcę do innej miejscowości, także za granicę, na pewien określony czas, kiedy to będziemy wykonywać swoje normalne obowiązki wynikające z umowy o pracę w innym miejscu niż siedziba naszego pracodawcy czy naszego miejsca zamieszkania. Zmiana taka następuje także poprzez zastosowanie, za porozumieniem stron, aneksu do umowy lub wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy oraz wynagrodzenia.

Podróż służbowa – polecenie pracodawcy

Polecenie pracodawcy o „podróży służbowej” może być wydane ustnie, jednak korzystniejsze dla obu stron jest sporządzenie go na piśmie. Wówczas można uniknąć niedomówień i wątpliwości co do intencji pracodawcy i celu podróży. Przede wszystkim unikamy w ten sposób ewentualnego zastrzeżenia organów podatkowych w zakresie prawidłowego rozliczenia i opodatkowania – lub nie – wypłaconych nam świadczeń pieniężnych, będących przecież innymi świadczeniami płacowymi niż wynagrodzenie za pracę. Polecenie powinno obejmować treścią termin, cel i miejsce wyjazdu. Pracownik, jeśli nie istnieją szczególne okoliczności, nie może odmówić wyjazdu w podróż służbową. Byłaby to wówczas odmowa wykonania polecenia pracodawcy. W pewnych okolicznościach polecenia wyjazdu służbowego nie można wydać, na przykład kobiecie w ciąży czy pracownikowi opiekującemu się dzieckiem do lat 4.

Kiedy wyjazd nie jest podróżą służbową

Trzeba pamiętać, że jeśli nasza praca jest permanentnie związana z wykonywaniem zadań na pewnym określonym terenie, na przykład określonego województwa, to takich stałych wyjazdów nie możemy nazwać podróżą służbową. Są one bowiem traktowane jak wykonywanie zwykłej pracy przez pracownika. Dotyczy to w szczególności pracowników branży budowlanej czy tzw. pracowników mobilnych w branżach usługowych. Podróżą służbową, w związku z zapisem art. 77(5) § 1 Kodeksu pracy, nie jest także podróż z miejscowości, w której mieszkamy, do miejscowości, w której pracujemy. Również podróż w obrębie miejscowości, w której nasz pracodawca ma siedzibę, podróżą służbową nie jest. A więc, kiedy załatwiamy coś po drugiej stronie miasta, w którym pracujemy, nie jesteśmy w podróży służbowej. Wskazany przepis jasno mówi, że do podróży służbowej dochodzi dopiero wtedy, kiedy pracownik opuści miejscowość, w której znajduje się jego miejsce pracy określone w umowie o pracę. Warto zauważyć, że jeżeli mieszkamy w Opolu, zaś nasze miejsce pracy znajduje się we Wrocławiu, to wówczas droga do pracy i z pracy podróżą służbową oczywiście nie jest. Jednak jeśli pracodawca poleci nam zawiezienie dokumentów do Opola, to mimo iż jest to nasze miejsce zamieszkania, będzie to podróż służbowa.

Podróż służbowa a czas pracy

Dużym problemem zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika jest rozumienie „czasu pracy” podczas podróży służbowej, a przecież to bardzo istotna kwestia związana z obliczeniem nieprzekraczalnych norm czasu pracy, a także wynagrodzenia należnego pracownikowi. Zgodnie z artykułem 128 § 1 Kodeksu pracy czas pracy to czas, w którym pracownik jest do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania obowiązków. Do czasu pracy pracownika podczas podróży służbowej zalicza się więc w całości czas wyjazdu, który jest zbieżny z normalnymi godzinami pracy pracownika, wynikającymi z jego rozkładu pracy. Warto zauważyć, iż kiedy przemieszczamy się do miejsca, w którym będziemy wykonywać polecone zadanie, i z powrotem, poza godzinami wynikającymi z naszego rozkładu pracy czas ten nie jest wliczany do czasu pracy. W czasie podróży służbowej mamy prawo do 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego, a gdy odpoczynek ten został przerwany, przysługuje nam jego rekompensata w innym terminie. Po powrocie z podróży służbowej mamy prawo do 8 godzin odpoczynku, zanim rozpoczniemy pracę w kolejnym dniu. W przepisach prawnych nie ma regulacji, które by normowały maksymalną liczbę odbywanych podróży służbowych, ani czasu ich trwania. Istnieją jednak interpretacje, iż podróże służbowe trwające dłużej niż trzy miesiące powinny być traktowane już jako „oddelegowanie”. Jest to ważne kryterium, bowiem w przypadku oddelegowania pracodawca nie ma obowiązku wypłaty żadnych dodatkowych należności, jak w wypadku podróży służbowych.

 

Tekst: Judyta Pożerniuk, prawnik pod redakcją Adwokata Krzysztofa Budnika.

 

Kancelaria Prawna Budnik, Posnow i Partnerzy